SAP ERP 6.0 EHP7 - создание цепочек документов

Работа с вх. накладными

Заказ на закупку

Заказ на закупку - это документ, содержащий информацию о поставщике закупаемых товаров, работ, услуг, номенклатуре, ценах, наименованиях, текстах, ответственных лицах, налогах, условиях поставки и сроках.

1. Создание заказа на закупку.
   1. Меню: S000-Логистика-Управление материальными потоками-Закупки-Заказ на поставку-Создать-поставщик известен.
   2. Транзакция ME21N.
   3. Заполнить заголовок.
      1. Выбрать тип заказа NB типовой заказ.
      2. Ввести в поле Поставщик код поставщика, например 1. Нажать Enter.
      3. На вкладке Организационные данные ввести дату документа, закупочную организацию Z001, группу закупок 001, БЕ ZUCH.
      4. На вкладке Поставка/счет ввести условия платежа 0001, валюту RUB, валютный курс 1,0.
   4. Заполнить Обзор позиций.
      1. Ввести код материала, например 100004, нажать Enter.
      2. Ввести завод Z001, нажать Enter.
      3. Ввести объем заказа, цену.
   5. Заполнить Позиция.
      1. На вкладке Поставка ввести вид оценки, например СР.
      2. На вкладке Счет-фактура ввести код НДС, например PC, поставить галку ПоступлСчета и ОтнПМ/КСч.
   6. Нажать кнопку Проверить, при отсутствии ошибок нажать Сохранить. Система отобразит номер заказа.
2. Изменение заказа на закупку.
   1. Меню: S000-Логистика-Управление материальными потоками-Закупки-Заказ на поставку-Изменить.
   2. Транзакция ME22N.
   3. Изменить необходимые данные.
   4. Нажать кнопку Проверить, при отсутствии ошибок нажать Сохранить.
3. Система создаст записи в таблицах EKKO, EKPO, EKET. При проводке прихода и счета в последующем создаст записи в таблице EKBE.

Загрузка электронных документов из файла

Программа загрузки входящих эл. документов загружает в систему SAP файлы из локальной папки с входящими электронными документами. Возможна загрузка подписи, если существует файл подписи с таким же именем в этой же папке.

1. Для загрузки электронных документов в систему необходимо поместить файлы в папку c:/temp/incoming.
   1. Файлы документов должны иметь имя типа DP_OTORG12_2BEFAC73B2278E24A5E98E7605806748AFF_2BE2F68CC6E6CB243B39C774CE4D44B41ED_20151013_005056B7-7242-1ED5-9B85-EABA477D820J.xml
   2. Файлы подписей должны иметь такое же имя, как и документы, но иметь расширение .txt. Подписи с расширением .xml.p7s не закачиваются.
2. Загрузка документов.
   1. Запустить программу J_3RF_DI_PROC_IN или транзакцию ZZTRJ_3RF_DI_PROC_IN.
   2. Заполнить поле Исходная папка c:/temp/incoming, максимальное количество файлов 20.
   3. Нажать Выполнить.
   4. Появится сообщение: х документов обработано успешно, у документов обработано с ошибками.
   5. В журнале документов сформируются вх.накладные / акты / счета-фактуры.
   6. В архиве электронных документов сформируются вх.накладные / акты / счета-фактуры и извещения о получении.
   7. Система создаст записи в таблицах J_3RF_RGTORG_IN, J_3RF_RGTORG_FS1, J_3RF_RGTORG_IFS для накладной, в таблицах J_3RF_REGINV_IN, J_3RFDI_ARC для счетов-фактур.
   8. Система сохранит следующие данные: имя файла, версия, дата, время, имя пользователя, поставщик, ид. поставщика, покупатель, ид. покупателя, БЕ, ИНН, КПП, подпись, номер, внешний номер, вид документа, статус, направление, заказ, валюта, сумма, xml-данные и др.
   9. Файлы будут перенесены в папку c:/temp/incoming/processed при успешной загрузке, и в папку c:/temp/incoming/failed при ошибке.

Отправка извещения о получении накладной

1. Запустить архив электронных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал счетов-Электронное выставление счета-Архив электронных счетов.
3. Транзакция J3RF_DI_ARCLOG.
4. Нажать радиокнопку Электронные документы поставки и приемки. Ввести БЕ, год, дату создания, код кредитора.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список электронных документов с данными: статус, направление,внутр. номер, дата получения, время, контрагент, имя файла, версия xml, дата отправки, имя пользователя.
7. Для каждого номера накладной выводится несколько строк с эл. документами. Это документы с именем файла DP_OTORG12 - накладная титул продавца, DP_PTORG12 - накладная титул покупателя, DP_IZVPOL - извещение о получении, DP_UVUTOCH - уведомление об уточнении.
8. Выделить нужную строку с именем файла DP_IZVPOL.
9. Нажать кнопку Отправить.
10. В архиве эл.документов и в журнале передаточных документов изменится статус накладной на "Извещение о получении отправлено".
11. В папке c:/temp/outgoing сформируется файл с именем DP_IZVPOL.xml со ссылкой на накладную.

Принятие накладной

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение: журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. На экране выбора ввести БЕ, нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы, ввести кредитора, дату, номер, поставить галку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов с данными: статус накладной, статус счета, БЕ, год, номер документа в журнале, внешний номер документа, вид документа, дата документа, дата получения, кредитор, инн, кпп кредитора, сумма, сумма ндс, сумма с ндс, номер заказа, дата заказа, статус ЭДО, пользователь, метка времени.
7. Выделить документ.
8. Нажать кнопку Принять.
9. В журнале передаточных документов изменится статус накладной на "Документ приемки создан".
10. В архиве эл. документов сформируется новый документ "Титул покупателя". Имя файла DP_PTORG12. Появятся записи в таблицах J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1.

Отправка титула покупателя

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение:журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. Ввести БЕ. Нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы. Установить галочку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов.
7. Выделить документ.
8. Нажать кнопку Отправить.
9. Произойдет выгрузка файла xml с данными титула покупателя (DP_PTORG12.xml) на локальный диск в папку c:/temp/outgoing.
10. Изменится статус накладной в журнале передаточных документов на "Документ приемки отправлен".

Отклонение накладной

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение:журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. На экране выбора ввести БЕ, нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы, ввести кредитора, дату, номер, поставить галку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов с данными: статус накладной, статус счета, БЕ, год, номер документа в журнале, внешний номер документа, вид документа, дата документа, дата получения, кредитор, инн, кпп кредитора, сумма, сумма ндс, сумма с ндс, номер заказа, дата заказа, статус ЭДО, пользователь, метка времени.#Отобразится список документов с данными: статус накладной, статус счета, БЕ, год, номер документа в журнале, внешний номер документа, вид документа, дата документа, дата получения, кредитор, инн, кпп кредитора, сумма, сумма ндс, сумма с ндс, номер заказа, дата заказа, статус ЭДО, пользователь, метка времени.
7. Выделить документ.
8. Нажать кнопку Отклонить с претензией.
9. В журнале передаточных документов изменится статус накладной на "Документ отклонения создан".
10. В архиве эл. документов сформируется новый документ "Уведомление об уточнении", имя файла DP_UVUTOCH. Появятся записи в таблицах J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1.

Отправка уведомления об уточнении

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение:журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. Ввести БЕ. Нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы. Установить галочку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов.
7. Выделить документ.
8. Нажать кнопку Отправить.
9. Произойдет выгрузка файла xml с данными уведомления об уточнении (DP_UVUTOCH.xml) на локальный диск в папку c:/temp/outgoing.
10. Изменится статус накладной в журнале передаточных документов на "Документ отклонения отправлен".

Создание поступления материала на основании вх. накладной

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение:журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. На экране выбора ввести БЕ, нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы, ввести кредитора, дату, номер, поставить галку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов с данными: статус накладной, статус счета, БЕ, год, номер документа в журнале, внешний номер документа, вид документа, дата документа, дата получения, кредитор, инн, кпп кредитора, сумма, сумма ндс, сумма с ндс, номер заказа, дата заказа, статус ЭДО, пользователь, метка времени.
7. Выделить запись. Нажать кнопку Изменить.
8. На экране 2 нажать кнопку Поступление материала.
9. Появится экран 3 - поступление материала к заказу, транзакция migo.
10. Основные данные уже заполнены: заказ, номенклатура. Ввести данные: дата, количество, другие данные.
11. Нажать Проверить, потом Сохранить.
12. К заказу проводится поступление материала.
13. На экране 2 заполнятся поля Документ материала и Год. Ссылка на документ заполнится в журнале.
14. Нажать Сохранить.

Создание входящего счета-фактуры на основании вх. накладной

1. Запустить журнал передаточных документов.
2. Меню: S000-Учет и отчетность-Финансы-Кредиторы-Система отчетности-Россия-Журнал документов поставки и приемки-Извещение:журнал документов.
3. Транзакция J3RFREGTORG.
4. На экране выбора ввести БЕ, нажать радиокнопку Просмотреть входящие документы, ввести кредитора, дату, номер, поставить галку Просмотреть статус счета.
5. Нажать Выполнить.
6. Отобразится список документов с данными: статус накладной, статус счета, БЕ, год, номер документа в журнале, внешний номер документа, вид документа, дата документа, дата получения, кредитор, инн, кпп кредитора, сумма, сумма ндс, сумма с ндс, номер заказа, дата заказа, статус ЭДО, пользователь, метка времени.
7. Выделить запись. Нажать кнопку Изменить.
8. На экране 2 нажать кнопку Счет.
9. Появится экран 3 - создание входящего с-ф, транзакция miro.
10. Основные данные уже заполнены: кредитор, заказ, номенклатура. Ввести данные: сумма, поставить галку Расчет налога. Для автоматического сопоставления с-ф с журналом с-ф внешний номер (поле Ссылка) должен совпадать с номером в xml-документе с-ф (поле НомерСчФ).
11. Нажать Сохранить(Проводка).
12. К заказу проводится входящий с-ф.
13. На экране 2 заполнятся поля № Документа счета и Год документа счета. Ссылка на документ заполнится в журнале передаточных документов.
14. Нажать Сохранить.
15. В журнале изменится статус с-ф на "Нет записей в журнале счетов". Это означает что счет в системе проведен, но необходимо связать его с журналом счетов-фактур при помощи программы "Сопоставление электронных счетов-фактур с FI".

Работа с исходящими накладными

Заказ

1. Транзакция VA01
2. Вид заказа, например TA
3. Нажать кнопку Создать со ссылкой, создаем со ссылкой на контракт SD
4. На вкладке Контракт ввести номер контракта, например 40000000, нажать Скопировать.
5. Ввести внешний номер заказа, дату заказа.
6. Изменить если нужно количество
7. Нажать Сохранить, выведется номер заказа.

Поставка

1. Транзакция VL01N
2. Заполнить Пункт отгрузки, например Z010
3. Заполнить данные заказа, например заказ 90
4. Нажать Enter
5. Ввести количество поставки, укомплект. количество.
6. Ввести дату факт отпуска
7. Ввести партию материала, например 0000000008
8. Нажать Сохранить, выведется номер поставки, например 080000083.
9. Транзакция VL02N
10. Ввести номер поставки
11. Нажать кнопку Выполнить проводку ОМ.