Определение исполнителя для входящих документов в СБИС

Задача - автоматически определить исполнителя и регламент (маршрут) для входящего документа, для того чтобы его видели и согласовывали определенные люди. В СБИС для этого есть ряд инструментов.

Определение Ответственного за входящий документ

Для любого входящего документа СБИС пытается определить ответственного по следующему алгоритму:

1. Адресная отправка конкретному сотруднику.
2. Ответственный, закрепленный за контрагентом.
3. Подразделение, которое указал отправитель.
4. Подразделение, определенное по адресу получателя в приложенных форматных документах.
5. По документу-основанию.

При получении документа, будет осуществлен поиск ответственного последовательно по каждому из этих алгоритмов до первого положительного результата. В результате за документом будет закреплен Ответственный (сотрудник или подразделение), в результате чего данный документ будет виден только конкретной категории пользователей. Кроме того Ответственный за документ может быть использован для определения исполнителей на регламенте (маршруте) согласования документа.

Адресная отправка конкретному сотруднику.

Если при отправке документов указать конкретного сотрудника на стороне получателя (после выбора получателя, появляется синяя иконка в которой можно выбрать из списка публичных лиц сотрудника получателя), то он автоматически будет установлен на стороне получателя ответственным за документ.

Данный функционал доступен только в веб-интерфейсе.

Ответственный, закрепленный за контрагентом

Если на стороне получателя, за контрагентом закреплен какой либо сотрудник, то он автоматически будет устанавливаться ответственным на всех входящих документах.

Подразделение, которое указал отправитель

Если при отправке документов через внешний интерфейс был указан код подразделения получателя, и подразделение с таким кодом существует в кабинете получателя, то оно автоматически будет установлено ответственным за документ на стороне получателя.

Подразделение, определенное по адресу получателя в приложенных форматных документах

Последовательно перебираются все вложения в пакете документов. По адресу Грузополучателя и Получателя ищется "офис" с таким же адресом. Если в документе указаны адреса не по КЛАДР, то они будут автоматически преобразованы в адреса КЛАДР, после чего будет осуществлен поиск офиса.

По документу-основанию

При отправке документа Отправитель имеет возможность задать для пакета документ основание. Документом основанием может быть любой другой документ (пакет) СБИС. Как правило достаточно знать тип, дату и номер.

При на входящем пакете указан связанный документ, то СБИС автоматически будет искать пакет с такими реквизитами в кабинете Получателя. Если документ удается найти, то с ним будет установлена связь. Поиск осуществляется по Типу связанного документа, Дате, Номеру, Отправителю и Получателю. Здесь необходимо учесть, что документы по типу различаются на входящие и исходящие. И исходящий документ для одной стороны, будет входящим для другой. Так, Исходящий счет указанный в качестве документа оснований у Отправителя будет искаться среди входящих счетов на стороне получателя.

Если документом основанием является договор и он найден на стороне получателя, то на входящем документе будет установлен ответственный такой же как и на связанном с ним договоре.

Этот способ является наиболее рекомендованным для использования. Считается хорошим тоном на всех выгружаемых документах указывать договор основание.